Можно ли вносить изменения в график отпусков после его утверждения

Работодатель, как правило, составляет график с учетом пожеланий работников. Важно! Это право, но не обязанность. В случае возникновения конфликтных ситуаций или отсутствия отклика от работника руководитель вправе по собственному усмотрению распределить периоды отпуска.

Напомним, что в общем случае каждому сотруднику должны быть предоставлены 28 дней отпуска. Если остаются какие-то «не отгулянные» дни с прошлого года, они также могут быть занесены в график отпусков, но после того, как будет распределен актуальный период.

Некоторые работники имеют преимущества в предоставлении отпуска, точнее – в желаемых датах отдыха (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например:

Также некоторые категории сотрудников имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. В частности:

Кроме того, на дополнительный, но не оплачиваемый отпуск могут рассчитывать работающие пенсионеры).

Все эти нюансы необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Права работников при составлении графика отпусков обязательно должны соблюдаться. Если сотрудник имеет основании для получения привилегий в предоставлении отпуска, он может потребовать от работодателя соблюдать предусмотренные законом правила. А если их права нарушаются, можно жаловаться в комиссию по трудовым спорам или даже обращаться в суд.

Ответственность за отсутствие документа

Трудовая инспекция склонна считать, что отпускной табель оформляется на следующий год в обязательном порядке. За отклонение от надлежащего планирования в ведении учётной документации, что приравнивается к нарушениям трудового законодательства, п. 1 ст. 5.27 КоАП позволяет оштрафовать:

• организацию – на 30 000-50 000 рублей;
• ИП и должностных лиц – на 1 000-5 000 рублей.

Хотя наблюдается противоречие в требованиях нормативных актов по этому поводу.

С одной стороны, при отсутствии документа, работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. С другой стороны, письмо Роструда № 3683-6-1 от 2011 года, позволило обходиться без него. Основанием для таких действий служит ст. 305 ТК. Здесь указывается, что предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха регулируется соглашением между сторонами трудовых отношений. Из чего следует, что в дополнительных документах нужды нет.

Кто обязан составлять график отпусков?

График отпусков должны формировать ежегодно все юридические лица любой сферы деятельности и численности персонала. Индивидуальные предприниматели от этого освобождены. Не стоит относиться к графику отпусков, как к формальности. Он может стать хорошим и правильным инструментом для кадровиков и бухгалтеров, ведь он позволяет:

• методично планировать работу по оформлению как самих отпусков работников, так и соответствующих выплатам им
• контролировать «отпускную загрузку» предприятия и вовремя перераспределять функции между персоналом
• планомерно искать временных работников, чтобы работа отпускников не простаивала

График отпусков должны по закону исполнять обе стороны — и работодателем, и сотрудники. Но никто не мешает им договариваться о переносах каникул, если возражений у другой стороны не возникает.

Унифицированная форма графика отпусков (2020 г.)

Большинство работодателей пользуются формой Т-7 графика отпусков. Ведь она позволяет вносить изменения в специальные поля заполненного документа.

Бланк по форме Т-7

Выглядит рекомендованный Госкомстатом для графика отпусков бланк так:

Скачать образец графика отпусков

Простота оформления объясняет, почему работодатели, как правило, делают именно такой выбор.

Образец заполнения графика отпусков

Можно использовать для заполнения графика отпусков образец, утверждённый локальным нормативным актом.

Скачать пример заполнения графика отпусков

Вооружившись таким примером, оформить отпускную ведомость становится проще.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков для новых сотрудников

Если в течение года в организацию приняты новые сотрудники, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет.

В этом случае есть два варианта:

1. Составить дополнение к графику отпусков по новым сотрудникам. Это будет приложением к действующему графику.

Порядок оформления дополнения к графику отпусков аналогичен порядку оформления основного документа.

2. Не вносить изменения в график, предоставить отпуск по заявлению работника и отразить в личной карточке при наличии.

Отметим, что первый вариант поможет бухгалтеру избежать ошибок при предоставлении отпусков новым работникам.

Как вносить изменения в график отпусков. Алгоритм

Законодательством не установлено, как именно работодатель должен вносить изменения. Поэтому работодатель может прописать порядок в своем локальном документе. Например, в положении об отпусках.

Алгоритм для внесения изменений в график отпусков

1. Получить от работника заявление на перенос отпуска или согласие на перенос в случае производственной необходимости.

2. Издать приказ о переносе отпуска.

3. Издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

Данный приказ обязательно должен содержать:

• основание переноса отпуска;

• прежние даты отпуска;

• новые даты, на которые переносится отпуск;

• распоряжение сотруднику отдела кадров на внесение изменений в график.

Издание такого приказа Рсотруд на сайте Онлайнинспекция.рф рекомендует в целях упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами.

Не забудьте ознакомить работника с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

4. Внести изменения в график отпусков.

Вносить изменения следует в том же порядке, в котором он был утвержден.

Дату утверждения измененного графика отпусков можно оставить прежней. При этом дополнительно необходимо указать редакцию такого графика (например, с изменениями от «__» _____________ 20 __ г.).

Штраф за отсутствие графика отпусков или ошибки в нем

График отпуском в организации быть обязан. Его нередко проверяют трудовые инспекторы. Ответственность за его отсутствие или неправильное ведение установлена статьей 5.27 КоАП РФ:

• 1000 — 5000 — на должностных лиц
• 30 000 — 50 000 — на организацию

Для чего нужен график отпусков сотрудников

К составлению графика отпусков, форма которого предложена в постановлении №1 Госкомстата, работодателю следует подходить ответственно.

Даже в сравнительно небольшой организации, требуется соблюдение очерёдности в предоставлении ежегодного отдыха. Для удобства предварительно может составляться таблица. В ней можно отобразить пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отдыха, разбивки на части и прочую информацию.

Для чего стоит включать все эти данные в отдельно составляемый и утверждаемый работодателем график ежегодного отдыха? Чтобы:

• выполнить требование, содержащееся в п. 1 ст. 122 ТК, которым обязывает работодателя ежегодно обеспечивать сотрудников оплачиваемым отдыхом;
• избежать сбоев в функционировании организации из-за временного отсутствия отдельных специалистов;
• соблюсти права работников и обеспечить им возможность для восстановления сил;
• поддерживать необходимый микроклимат в организации. Для этого открывается, во всеобщем доступе, объективная картина поочерёдного предоставления ежегодного отдыха в более приемлемый сезон;
• облегчить ведение бухгалтерского и налогового учёта.

Составление отдельного документа находится в интересах обеих сторон трудовых отношений. Это позволяет решать не только проблемы отдыха сотрудников, но и другие, относящиеся к разным аспектам функционирования организации.

Как и когда вносить изменения в график отпусков?

Изменения бывают, если:

• Отпуск человека перенесен по болезни или в случае срочного вызова на работу.
• В течение года в штат приняты новые люди, данные о которых в графике на момент его составления отсутствовали.

В первом случае все просто — заполняем графы 8 и 9. Во втором случае ситуация сложнее. Порядок внесения их в график ничем не установлен. Поэтому чаще всего на практике либо таких работников в график не вносят вообще, либо оформляют приложение к графику по той же самой форме Т-7.

Можно ли вносить корректировки после утверждения?

Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.

Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.

В частности до конца 2024 года нужно утвердить график на 2025 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.

Скачать образец приказа об изменениях графика

В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график, причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.

Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:

• инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
• инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.

По инициативе работника

ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления.

Важно! Существует ряд обстоятельств, когда работодатель должен удовлетворить просьбу работника в заявлении о переносе отпуска на другой срок.

В график нужно вносить изменения по инициативе работника:

1. Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности, при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
2. Во время отдых наступил больничный;
3. Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
4. Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
5. Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ: беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.

Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства, в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.

По желанию работодателя

Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.

Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.

Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

• срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
• реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
• модернизация методов работы;
• внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
• срочные командировки;
• заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
• в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
• невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
• не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.

Как правильно корректировать?

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:

1. Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
2. Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.

Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу

Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».

Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:

1. В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
2. В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
3. В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.

Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.

Перенос в связи с больничным

Работник приносит заявление о переносе по причине нетрудоспособности и прикрепляет больничный лист. Работодатель составляет приказ, на основании которого вносятся изменения следующим образом:

Подробнее о переносе отпуска в связи с больничным.

Досрочный отзыв

Если работодатель по своей инициативе отзывает сотрудника досрочно из отпуска на основании приказа, то в график вносятся следующие корректировки:

Производственная необходимость

Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника.

Важно! Трудящийся должен выразить согласие на изменение отпускного периода в письменном виде в форме заявления или согласия.

Далее изменение в график вносятся следующим образом:

При приеме нового сотрудника

Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.

При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.

В таблице приводятся данные только по тому сотруднику, который принят на работу. Все графы заполняются стандартно, только в последней нужно сделать пометку о приеме на работу данного человека.

Читайте также статью: Нужно ли вносить новых работников в график отпусков — два экспертных мнения.

Образец дополнения к графику при приеме нового работника: