Учет гсм в бюджетном учреждении в 2024 году

Бухучет бюджетников регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Бюджетные организации, согласно п. 2 ст. 9.1 ФЗ «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 № 7-ФЗ, делятся:

• на автономные;
• бюджетные;
• казенные.

Отдельным типом бюджетной организации считается государственный внебюджетный фонд, и его деятельность регулируется специальным федеральным законодательством.

Узнайте больше о бухгалтерском учете расчетов с внебюджетными фондами.

Для каждого из указанных видов бюджетных учреждений есть свой частный план счетов:

• приказ Минфина России от 23.12.2010 № 183н применяется автономными организациями;
• приказ Минфина России от 16.12.2010 № 174н — бюджетными;
• приказ Минфина России от 06.12.2010 № 162н — казенными.

Понятие «бюджетный учет» применяется только к определенным госструктурам, которые перечислены в приказе № 162н, например казенным учреждениям, госорганам, внебюджетным фондам. Остальные госучреждения ведут бухгалтерский учет, правила которого оговорены в соответствующих планах счетов (приказы № 174н и № 183н).

В основе учета у бюджетников лежит бюджетная классификация. Она необходима для того, чтобы можно было сопоставить данные разных бюджетов, входящих в состав бюджетной системы страны. На ее основе разработаны счета бюджетного учета. Планом счетов бюджетного учета (приказ № 157н) расшифровывается структура счетов.

Номер счета состоит из 26 цифр. Ниже рассмотрена схема, показывающая состав номера счета. Кроме того, на примере можно увидеть, как именно кодируются данные об объекте учета.

Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 инструкции к Единому плану счетов (приказ № 157н), а также в таблице плана счетов бюджетного учета и п. 2 инструкции к нему (приказ № 162н).

Таблица 1

Номер разряда счета

1–17

18

19–21

22

23

24–26

Аналитический код по БК

Вид деятельности

Объект учета

Группа объекта учета

Вид объекта учета

Аналитический код по виду поступлений и выбытий объекта учета

Пример: счет КРБ 1 101 1 1 310 «Увеличение стоимости жилых помещений — недвижимого имущества учреждения»

КРБ

1

101

1

1

310

См. таблицу 2

За счет средств бюджета

Основные средства

Недвижимое имущество

Жилые помещения

Увеличение стоимости ОС

Чтобы определить разряды 1-17, необходимо уметь пользоваться бюджетной классификацией. Инструкция к плану счетов бюджетного учета содержит отдельное приложение 2, в котором для каждого счета расписано, какой код (КБК) необходимо указать: предназначенный для расходов бюджета (КРБ), шифрующий доходы бюджета (КДБ), источники финансирования дефицита бюджета (КИФ) или 0. Причем для учреждений берутся 4-20-й разряды КБК, а для финансовых органов — 1-17-й разряды.

В 2024 году важно применять актуальные перечни КБК. Подробнее о них можно узнать на «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет регистрации в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Отметим, что в бюджетном учете в соответствии с приказом № 162н возможны только два вида финансового обеспечения:

• за счет бюджета (код 1);
• за счет средств во временном распоряжении (код 3).

Таким образом, казенные учреждения, госорганы и прочие организации, подпадающие под юрисдикцию приказа № 162н, не могут иметь собственные внебюджетные доходы.

В приложении к приказу Минфина от 24.05.2022 № 82н, можно найти структуру кодов для систематизации доходов (гл. II, табл. 1), расходов (гл. III, табл. 2) и источников (гл. IV, табл. 5).

КБК состоит из 20 разрядов, из которых 4-20-й переносятся на место 1-17-го разрядов счета бюджетного учета учреждений (либо 1-17-й разряды КБК — на место 1-17-го разрядов счета для финансовых органов), как упоминалось выше. В таблице 2 приведен состав кода бюджетных расходов.

Таблица 2

Номер разряда КБК (кода расходов)

1–3

4–5

6–7

8–12

13–17

18

19

20

Код главного распорядителя бюджетных средств

Код раздела

Код подраздела

Код целевой статьи

Код вида расходов

Программная (непрограммная) статья

Направление расходов

Группа

Подгруппа

Элемент

Формируется с применением числового ряда — 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0 — и соответствует коду главы

Приложение 1 к приказу № 82н

Приложение 2 к приказу № 82н

Приложение 3 к приказу № 82н

Ранее, еще в 2016 году, из структуры КБК была исключена классификация операций сектора государственного управления (КОСГУ).

Однако КОСГУ используются как три последних разряда в номере счета.

Подробнее об одном из разделов плана счетов читайте в статье «Нефинансовые активы в бюджетном учете – это…» .

Учет на забалансовых счетах в бюджетном учреждении

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как и для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие — только по кредиту, без корреспонденций. Планом счетов бюджетного учета по приказу № 162н предусмотрено 37 забалансовых счетов. На них учитываются объекты учреждения, которые не находятся в оперативном управлении, объекты, которые по инструкции не должны быть на балансе, а также прочие активы и обязательства, перечисленные в инструкции.

Кроме того, организация может самостоятельно ввести дополнительные забалансовые счета для контроля сохранности и управленческого учета.

Читайте об актуальных правилах ведения учета в бюджетных организациях.

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Может пригодиться:

• как составить приказ об утверждении норм расхода топлива;
• как учитывать в бухучете антифриз: как ГСМ или иначе.

Часто задаваемые вопросы по учету БСО в бюджетных учреждениях

• Эсаат Ф. Самединов

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет БСО в бюджетном учреждении

В основном схема учета БСО в бюджете выглядит так:

• приобретенные матзапасы в виде бланков строгой отчетности приходуют на склад учреждения в соответствии с документами поставщика, что отражается в учете на счете 010536349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (п. 11.4.8 Порядка № 209н);
• при отпуске бланков со склада ответлицу, отвечающему за их оформление и использование в рамках хоздеятельности учреждения, такие матзапасы регистрируются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» до момента их списания в порядке, согласованном комиссией по выбытию активов.

На забалансе бланки строгой отчетности числятся в условной оценке: либо один бланк — один рубль, либо по стоимости покупки.

Особенности забалансового учета БСО в бюджетном учреждении прописаны в пунктах 337-338 описания к счету 03 «Бланки строгой отчетности» Инструкции № 157н. В них особо отмечено, что перечень учитываемых бланков должен быть утвержден в учетной политике (п. 337 Инструкции № 157н).

Используя свой многолетний опыт работы, могу привести в качестве примера порядок учета билетов на выставку изобразительного искусства бюджетным учреждением культуры. Изначально билеты заказываются в типографии (в виде печатных бланков). После их получения по накладной типографии они приходуются на склад в качестве БСО — как прочие матзапасы однократного применения (КОСГУ 349, п. 11.4.8 Порядка № 209н). Затем зарегистрированные билеты передаются в кассу для их последующей реализации. При передаче билетов кассиру они сразу же списываются с баланса в расходы, с одновременной регистрацией на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке: или рубль — за бланк, или по покупной стоимости (см. системное письмо Минфина РФ от 26.04.2019 № 02-07-07/31230).Подробнее: на каком счете учитываются бланки строгой отчетности

Регистрация бланков осуществляется отдельно по видам (наименованиям, номерам, сериям и т. п.) в разрезе ответственных лиц и мест хранения в отдельной учетной книге (форма по ОКУД 0504045, утв Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), образец которой может выглядеть следующим образом:

Подробнее: как вести книгу учета БСО

Как установить нормы расхода ГСМ

Каждая организация определяет порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете, исходя из норм расхода горюче-смазочных материалов: ГСМ списывают по фактическому расходу, но не выше установленных норм. Нормы расхода легковых и грузовых автомобилей устанавливают в приказе по учреждению. Его издают для контроля сохранности топлива и выявления перерасхода.

Может пригодиться: как составить приказ о нормах расхода топлива

Базовые нормы расхода на 100 км закреплены в рекомендациях Минтранса (Распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008). Но если нормируете расход по документам изготовителя с учетом коэффициентов корректировки по условиям эксплуатации, это не нарушение, поскольку нормы Минтранса носят рекомендательный характер (письмо Минфина № 02-10-010/55111 от 13.12.2013).

Нормы расхода горюче-смазочных материалов

Списывать горюче-смазочные материалы бюджетникам разрешено по нормам, утвержденным в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Они устанавливаются для каждого вида расходного материала и для каждого транспортного средства и механизма отдельно. На основании данных Минтранса составляется собственное Положение о нормировании ГСМ, которое утверждает приказом руководитель.

Для транспортных средств используются путевые листы, в которых указывают фактический и нормативный расход. Если фактический расход превышает нормативный, то учитывают установленную норму. Если он меньше, то списывают по фактическому расходу.

Проводимая регулярно инвентаризация ГСМ в бюджетных учреждениях в случае постоянного превышения фактического расхода над нормативным выявит недостачу. Ее спишут на виновных, если они будут найдены, или руководитель примет решение об источнике покрытия ущерба.

Закупка ГСМ в бюджетном учреждении

Для того чтобы учесть топливо, масло или смазку, их необходимо приобрести. Бюджетные учреждения приобретают ГСМ:

• за наличный расчет через подотчетных лиц;
• за безналичный расчет с учетом требований № 44-ФЗ.

Применение норм Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ (ред. от 01.07.2021) допускается только при приобретении ГСМ за счёт собственных средств или грантов и при условии утверждения специального положения по закупкам.

Для того чтобы организация или учреждение могли закупить топливо и масла, у них на балансе необязательно должны находиться транспортные средства или иные механизмы, для работы которых требуется топливо или иные жидкости. Закупка допускается для отопления помещений и других нужд.

Для удобства учреждение или организация вправе приобрести не само топливо, а талоны или топливные карты на его получение. В этом случае осуществляется учет ГСМ по талонам в казенном учреждении или бюджетной организации. Талон или топливная карта являются эквивалентом определенного количества топлива, но отличаются по типу учета. Талон — это денежный документ, который учитывается и выдается в кассе, так как имеет номинальную стоимость. Топливная карта не имеет номинальной стоимости, ее разрешается пополнять по мере надобности, поскольку не приравнивают к денежным средствам и не учитывают на счете 020135000.

При отпуске топлива по картам или талонам поставщик регулярно выставляет единую накладную или счет-фактуру за определенные периоды времени — раз в неделю или раз в месяц, в которой суммирует отпущенные ГСМ. На основании этого документа осуществляется оприходование материальных ценностей. Водители предоставляют документы, подтверждающие получение топлива, — чеки электронного терминала. После оприходования полученных объемов происходит списание ГСМ в бюджетной организации на основании путевых листов или актов, составленных о расходовании материалов на определенные цели.